Aussteller - Checkliste

  • Bestellformulare, Kontakte und wichtige Informationen

    Von Catering bis zum Versicherungsformular – hier finden Sie das A-Z der Messevorbereitung!

  • Behördliche Auflagen für die Standabnahme

    Sehr geehrte Standbaufirma!
    Sehr geehrte Aussteller!


    Wir bitten Sie Nachstehendes und für Ihren Messestand Zutreffendes zu beachten und die erforderlichen Befunde, Atteste bzw. Stoffproben für die behördliche Standabnahme durch die Magistratsabteilung (MA 36/V) -

    SPÄTESTENS ZUM LETZTEN AUFBAUTAG (9 UHR)

    beim Hallenmeister abzugeben oder per Fax +43 1 727 20-2749 zu senden!

     

    • Bei zweigeschossigem Standaufbau (Stockstand), sämtlichen aufgebauten Tribünen, Bühnen, Zelten und Scheinwerfergerüsten (Riggings) muss ebenfalls nach Fertigstellung eine Begutachtung vor Ort von einem Zivilingenieur (bzw. Ingenieurkonsulenten) erfolgen (Grundlage eine statische Berechnung), welcher ein Gutachten (Befund) über die sach- und fachgerechte Errichtung des Stockstandes zu erstellen hat.

    • Betreffend der Standkonstruktion und Aufbauten benötigen wir von der errichtenden Firma eine firmenmäßig  gezeichnete  Bestätigung darüber, dass der Stand durch Fachpersonal und mit originalen Verbindungsteilen und Verschlüssen, somit sach- und fachgerecht errichtet wurde (z. B. Riggings, Messestandbausysteme, Scheinwerfer, Lautsprecher etc.).
      Vordrucke sind beim Hallenmeister erhältlich!

    • Offenes Feuer (brennende Kerzen etc.) und die Verwendung von Flüssiggas am Ausstellungsstand sind ohne Genehmigung nicht gestattet!

    Wir ersuchen Sie auch folgendes zu beachten:

    • Sämtliche, bei der behördlichen Standabnahme festgestellten Mängel, müssen vor Veranstaltungsbeginn (erster Tag vor Einlass der Besucher) behoben werden!

    • Alle bei der Begehung fehlenden Befunde und Atteste sind nachzureichen und müssen vor Beginn des ersten Veranstaltungstages zur Einsichtnahme (Nachkontrolle seitens der Behörde) beim Hallenmeister bzw. in der Betriebstechnik vorhanden sein !

    Für etwaige Fragen steht Ihnen unser Hallenmeister gerne zur Verfügung.
    Wir danken für Ihre Unterstützung und wünschen Ihnen einen erfolgreichen Messeverlauf.

    Reed Messe Wien

  • Aussteller-Portal-Guide

  • Beschäftigung / Beauftragung von ausländischem Personal

    Ausländische Arbeitgeber haben die während des Auf- und Abbaus beteiligten entsendeten Arbeitskräfte spätestens eine Woche vor Arbeitsaufnahme bei der Zentralen Koordinierungsstelle des BMF elektronisch anzumelden. Es werden schwerpunktmäßig arbeitsmarktrechtliche Kontrollen durch die Finanzpolizei durchgeführt, auf die wir weder Einfluss haben, noch im Vorfeld darüber informiert werden.

    Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die Zentrale Koordinationsstelle des Bundesministeriums für Finanzen (ZKO) unter: https://www.bmf.gv.at/betrugsbekaempfung/entsendung-zentrale-koordination/entsendemeldungen-zentrale-koordinationsstelle.html

  • Catering am Messestand

    Standcatering für die Halle A

    Zum Angebot

  • Gesetzliche Vorschriften

  • Glücksspiel und Preisausschreiben

  • Hausordnung

  • Internet und IT-Equipment

  • Lebensmittelkennzeichnungspflicht

  • Logo & Banner

  • Mediensysteme

    Details folgen in Kürze.

  • Messebedingungen

  • Messespedition

    Details folgen in Kürze.

  • Messeversicherung

  • Müllentsorgung

    Sehr geehrte Aussteller, sehr geehrte Messestand-Verantwortliche!


    Leider ist es in vergangener Zeit im Zuge von Messebeteiligungen bei Messen von Reed Exhibitions vermehrt zu Problemen bei der Beseitigung von Verpackungs- und Restmüll durch die Aussteller bzw. deren beauftragten Standbaufirmen und/oder Lieferanten gekommen. Zum Teil wurde die Müllentsorgung nicht eigenständig durchgeführt wie dies in den Geschäftsbedingungen vertraglich fixiert ist.

    Daher möchten wir Sie nochmals darauf hinweisen, dass die Entsorgung sämtlicher Verpackungs- und Standbaumaterialien (das sind vorwiegend Einwegteppiche, Spanplatten, etc.), die beim Auf- und Abbau Ihres Messestandes anfallen, ohne Ausnahme von Ihnen selbst bzw. durch das beauftragte Standbauunternehmen oder den Lieferanten zu erfolgen hat.

    Wir ersuchen Sie, alle in die Messeplanung Involvierten in Ihrem Haus darüber zu informieren, da wir bei Nichtbefolgung leider gezwungen sind, eine externe Entsorgung zu beauftragen und Ihnen die anfallenden Kosten für die Müllentsorgung in Rechnung zu stellen. Wir sehen uns zu dieser notwendigen Maßnahme angesichts der enormen Kosten für die Müllentsorgung bzw. -deponierung im Interesse aller Aussteller gezwungen und hoffen auf Ihr Verständnis und Ihre aktive Mithilfe.


    Mit freundlichen Grüßen,
    Ihr Messeteam

     

    P.S.: Bei Fragen in Hinblick auf Entsorgungsmöglichkeiten kontaktieren Sie bitte den zuständigen Hallenmeister

  • Presseservice

    Kostenlose Dienste

    1. Ankündigung Ihrer Presseveranstaltung

    Gerne nehmen wir Ihre Presseveranstaltung in unsere Termine für die Presse auf und kündigen diese auf der Webseite der Messe an. Wenn Sie eine Presseveranstaltung planen, teilen Sie uns diese bitte rechtzeitig (mind. 1 Woche vor Messestart) mit. Denken Sie im eignen Interesse daran, dass Sie Ihre Presseveranstaltung oder Termine, die für Medien wichtig sein könnten, frühzeitig koordinieren. Das sorgt für einen reibungslosen Ablauf und hilft Terminüberschneidungen zu vermeiden.


    Kostenpflichtige Dienste

    2. Pressefach

    Während der Messe haben Sie die Gelegenheit, Ihre Presseunterlagen in der Presselounge, der zentralen Anlaufstelle für Journalisten und Medienvertreter, aufzulegen. Bringen Sie die Unterlagen (ca. 25 Stück) am ersten Messetag direkt in die Presselounge. Die übrig gebliebenen Unterlagen können Sie am letzten Messetag abholen. Wir ersuchen Sie, eine Person einzuplanen, die während der Messe von Zeit zu Zeit die Unterlagen kontrolliert und selbstständig nachlegt.

    Ihr Kostenbeitrag: € 55,00 + MwSt. + gesetzl. Abgaben


    3. Ihre Presseinformation im Internet

    Im Internet unter SMART Automation Austria Presse werden Ihre Pressetexte bereits vor Messebeginn online gestellt. Die Texte werden auch nach der Messe nicht gelöscht, sondern bleiben abrufbar, bis die Folgemesseseite startet. Der Text soll max. 3.000 Zeichen lang sein und Word-Format haben. Sie können auch ein Bild mit 1MB im jpg-Format anhängen. Bitte geben Sie Ihren genauen Firmenwortlaut, Adresse, Telefon- und Faxnummer, E-Mail und Internetadresse, Hallen- und Standnummer sowie Ansprechpartner (am Stand) und die notwendigen Copyrights bekannt.

    Ihr Kostenbeitrag: € 135,00 + MwSt.


    4. Kombi-Pauschalangebot

    Nutzen Sie die Möglichkeit unseres Kombi-Pauschalangebotes: Pressefach in der Presselounge + Ihre Presseinformation im Internet und sparen Sie Kosten.

    Ihr Kostenbeitrag: € 152,00 + MwSt. (20% günstiger als Einzelbuchung!)


    Zum Presseservice - Bestellformular


    Kontakt

    Karin Nistler
    Karin Nistler

    PR Coordinator

    +43 1 72720 - 2420
    +43 1 72720 - 2429
    presse@reedexpo.at

  • Produktgruppenliste

  • Rauchverbot in der Messe Wien

    Generelles Rauchverbot in den Messehallen –
    Zwingende Benutzung der Raucherzonen


    Sehr geehrte Aussteller,
    wir heißen Sie bei uns im Hause herzlich willkommen und hoffen, dass alles nach Ihrer Zufriedenheit verläuft.

    Mit diesem Schreiben wollen wir Sie und Ihre MitarbeiterInnen am Messestand – auch in Ihrem eigenen Interesse - nochmals eindringlich an die gesetzlichen Bestimmungen des Rauchverbots in öffentlichen Räumen erinnern. Laut derzeit gültiger Rechtslage gilt innerhalb von geschlossenen, öffentlich zugänglichen Räumen ein generelles Rauchverbot.

     

    Dieses Gesetz kommt damit auch in der Messe Wien vollinhaltlich zur Anwendung. Das heißt, dass am gesamten überdachten Gelände allen Personen das Rauchen ausnahmslos nur in den gekennzeichneten Raucherzonen im Freien erlaubt ist. In der Messe Wien befinden sich diese gekennzeichneten Zonen meist neben den Übergängen zwischen der Mall und den Messehallen. Die Flächen vor den Haupteingängen sind keine Raucherzonen! Auch wird dezidiert darauf hingewiesen, dass an den Messeständen ebenfalls ausnahmslos nicht mehr geraucht werden darf.

    Damit ist ab sofort auch jene Übergangsregelung obsolet geworden, die ein Rauchen an Messeständen unter gewissen Umständen bis dato erlaubt hat. Dieser Zustand wurde in der Zwischenzeit von einer Vielzahl von Nichtrauchern gezielt zur Anzeige gebracht, worauf die Behörde uns als Veranstalter in die Pflicht genommen hat und eine strikte Einhaltung der Gesetze fordert.

    Der Gesetzgeber sieht bei Zuwiderhandeln Anzeigen und empfindliche Geldstrafen für den Verursacher vor!

     

    Wir möchten Sie daher bitten, diese klare gesetzliche Bestimmung auch im Sinne des Nichtraucherschutzes konsequent einzuhalten. Wir bedanken uns herzlich für Ihre Unterstützung und wünschen Ihnen einen erfolgreichen Messeverlauf. Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

     

    Herzlichst,
    Ihr Messeteam

  • Reinigung und Müllbeseitigung

    Details folgen in Kürze.

  • Standbau

  • Standbetreuung- und bewachung

    Details folgen in Kürze.

  • Steuerliche Grundvoraussetzungen für Aussteller aus dem Ausland

    Erfüllung der steuerlichen Grundvoraussetzungen für eine Messeteilnahme in Österreich für AusstellerInnen aus dem Ausland

    AusstellerInnen, die in Österreich zum Zeitpunkt der Messe weder Wohn- oder Firmensitz, einen gewöhnlichen Aufenthalt noch eine Betriebsstätte haben, und die in Österreich Umsätze tätigen, bei denen es nicht zum Übergang der Steuerschuld kommt (d.s. insbesondere Inlandslieferungen, sonstige Leistungen an Privatpersonen), sind verpflichtet, sich beim Finanzamt Graz-Stadt registrieren zu lassen und Umsatzsteuervoranmeldungen sowie Umsatzsteuerjahreserklärungen abzugeben.

    Dazu benötigen sie eine UID-Nr. (=Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), die wie folgt zu beantragen ist:

    • Formular Verf19 (deutsch) bzw. Verf19E (englisch):
      Fragebogen zur Erteilung einer Steuernummer/UID-Nummer, welche in Folge auf allen an das Finanzamt gerichteten Schreiben angegeben werden muss.
    • Kopie des Handelsregisterauszugs („Gewerbeschein“) bzw. des Gesellschaftsvertrages bei Kapitalgesellschaften.

     

    Weitere Informationen erhalten Sie unter https://www.bmf.gv.at/steuern/selbststaendige-unternehmer/umsatzsteuer/ust-veranlagungsverfahren.html

     

    Wir empfehlen unseren Ausstellern eine Vorlaufzeit von mind. 3 Wochen vor Messebeginn einzuplanen, um eine rechtzeitige Abwicklung sicherzustellen.

  • Strom & Wasser

    Details folgen in Kürze.

  • Technische Richtlinien

  • Vergütung der Umsatzsteuer

    Formular zur Vergütung der Umsatzsteuer für nicht in der EU ansässige Unternehmer.


    Für genauere Informationen wo Sie die Umsatzsteuer rückvergütet bekommen, kontaktieren Sie bitte das zuständige Finanzamt:


    Finanzamt Graz-Stadt
    Betriebsveranlagungsteams Ausländerreferate
    Conrad von Hötzendorf-Straße 14-18
    8018 Graz
    T: +43 316 881538

  • Versicherungsbedingungen

  • Werbemittel zur Besucheransprache

    Details folgen in Kürze.

  • Werbemöglichkeiten Online

  • Werbemöglichkeiten während der Messe

    ADMAN Werbeagentur
    Schöffelgasse 30
    1180 Wien
    +43 1 478 90 50-10
    +43 1 478 90 50-50
    messe@adman.at


  • Wichtige Regeln

    Standaufbau und -einrichtung
    Während der Messe


    Standaufbau und -einrichtung


    Mietbedingungen

    Die vermieteten Stände stehen im Eigentum der Reed Messe Wien, daher ist jede Bearbeitung und Veränderung an den Objekten untersagt. Dies betrifft insbesondere das Nageln, Schrauben, Schweißen und Kleben, sowie das Übermalen und Tapezieren. Der Mieter haftet für Verlust oder Beschädigung der vermieteten Objekte auch durch Dritte mit dem Wiederbeschaffungswert.


    Beginn des Standaufbaus

    Beim Eintreffen im Messezentrum vor Beginn der Standaufbauarbeiten bitten wir Sie, vom Messeteam eine Genehmigung zum Standaufbau zu erwirken und diese dem jeweiligen Hallenmeister zu übergeben. Die Genehmigung wird erteilt, wenn Sie die Erklärung (siehe Aussteller-Checkliste) beigebracht haben, die Genehmigung der Betriebstechnik für allfällige Überbauten vorliegt und die Platzmietenrechnung sowie alle bis zu diesem Zeitpunkt fälligen Rechnungen vollständig beglichen wurden.


    Belegung des Standes

    Der Beginn des Aufbaus und der Standeinrichtung muss bis spätestens einen Tag vor Messebeginn, 12 Uhr erfolgen. Falls Sie diesen Termin nicht einhalten können, müssen Sie dies dem Messeteam schriftlich (Fax, e-Mail) bekanntgeben. Erfolgt bis zum oben genannten Termin keine Benachrichtigung oder ist die Fläche nicht belegt, so behält sich die Reed Messe Wien GmbH das Recht vor, ab diesem Zeitpunkt ohne weitere Verständigung über die Fläche anderweitig zu verfügen. Der gemietete Platz muss am Eröffnungstag um 8.00 Uhr morgens entsprechend belegt sein und dies während der Messe bleiben, widrigenfalls die Reed Messe Wien GmbH berechtigt ist, unbeschadet der Verpflichtung des Ausstellers für die gesamte Platzmiete und sämtliche Nebenkosten aufzukommen, über den Platz anderweitig zu verfügen. Auch für alle durch das Nichtbelegen des Platzes entstandene Schäden hat der Aussteller aufzukommen. Eine Veränderung des zugewiesenen Platzes sowie Veränderungen an den äußeren Wandflächen des Standes sind nicht gestattet.


    Ausstattung der Kojen

    Die vom Aussteller gemietete Ausstellungsfläche wird ohne Begrenzungswände zur Verfügung gestellt und ist durch Bodenmarkierungen abgegrenzt. Bitte beachten Sie, dass sich durch das Aufstellen von Alu-Trennwänden die Innenlichte Ihres Standes um 4 cm reduziert.


    Während der Messe

    Ausstellerkarten

    Aussteller erhalten je nach Größe des Standes eine bestimmte Anzahl von Ausstellerkarten kostenlos. Weitere Ausstellerkarten können gegen Entgelt bezogen werden. Die Ausstellerkarten berechtigen den Inhaber, die Messeanlage während der festgesetzten Zeiten zu betreten. Die Reed Messe Wien GmbH übernimmt keine Verantwortung für etwaige Dispositionen Unbefugter. Ausstellerkarten lauten auf den Namen des Bestellers und sind nicht übertragbar. Die Messeorgane sind berechtigt, die Identität der Kartenbesitzer zu überprüfen und Karten bei Missbrauch ersatzlos einzuziehen.


    Aufstellen von Spiel- und Musikapparaten

    Das Aufstellen von Apparaten, durch deren Betätigung ein Gewinn in Geld oder Geldeswert erzielt werden kann oder bei denen das Spielergebnis vom Zufall abhängig ist, Schau-, Scherz-, Geschicklichkeitsautomaten etc., sowie Apparate mit Spielergebnisanzeige sind vor Messebeginn zur Vergnügungssteuer anzumelden. Zusätzlich muss 6 Wochen vor Messebeginn für eine Konzession am jeweiligen Messestand eingereicht werden. Nur bei Erteilung einer Konzession dürfen die Geräte in Betrieb genommen werden. Zuständig dafür ist die Magistratsabteilung 4/7 der Stadt Wien, Ebendorferstraße 2, 1010 Wien, T: +43 1 4000-86385. Der Aussteller hat aus dem Betrieb solcher Apparate die Reed Messe Wien GmbH schad- und klaglos zu halten.


    Werbung am Messestand

    Blinkzeichen und -schriften sind unzulässig. Der Einsatz von Gasen und Dämpfen (Trockeneis etc.) ist genehmigungspflichtig (die Hallen sind mit Brandmeldeanlagen ausgerüstet; Fehlalarmeinsätze der Feuerwehr werden dem Verursacher in Rechnung gestellt).
    Laseranlagen müssen bei der Magistratsabteilung 36 der Stadt Wien, Dresdner Straße 75, 1200 Wien, T: +43 1 4000-922 83 eingereicht werden.


    Verbreitung von Werbematerial, Detailverkauf, Warenproben

    Drucksorten und Werbemittel dürfen nur innerhalb des zugewiesenen Standes verteilt werden. Werbeaktivitäten außerhalb des Standes sind kosten- und genehmigungspflichtig und ausnahmslos nur in den Foyers, Übergängen und im Freigelände gestattet. Befragungen durch externe Firmen sind im Messezentrum nicht gestattet. Jede entgeltliche Abgabe von Waren oder Dienstleistungen durch den Aussteller oder dem Aussteller zurechenbare Dritte im Messezentrum, auch wenn die Bezahlung der Waren oder Dienstleistungen nicht während der Messe sondern zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt, ist ohne ausdrückliche schriftliche Zulassung durch den Veranstalter untersagt. Ein Verstoß gegen dieses Verbot des Verkaufs ohne Zulassung verpflichtet den Aussteller, dem Veranstalter sämtliche diesem auflaufende bzw. vorgeschriebene, mit dem Verstoß in kausalem Zusammenhang stehende Kosten, Gebühren sowie Steuern verschuldensunabhängig zu ersetzen. Im Falle eines Verstoßes mehrerer Aussteller haften solche Aussteller für die genannten Kosten, Gebühren sowie Steuern zu ungeteilter Hand. Die entgeltliche Abgabe von Mustern ist an eine Zulassung durch den Veranstalter gebunden. Die unentgeltliche Abgabe von Mustern ist gestattet.


    Versicherungen

    Die Reed Messe Wien GmbH ist gegen Diebstahl von Ausstellungsgütern nicht versichert. Wir empfehlen unseren Ausstellern den Abschluss einer entsprechenden Messeversicherung.


    Ihr direkter Draht zur Presse

    Fachpresse und Massenmedien berichten über unsere Veranstaltungen und ihre Aussteller. Wir bieten Ihnen einen kostenlosen Servicedienst, um direkt mit den Medien in Kontakt zu treten. Teilen Sie uns mit, was Sie als Aussteller auf der Messe Neues zeigen werden. Im Pressezentrum haben Sie die Möglichkeit, Ihre Presseunterlagen in einem für Sie reservierten Fach, gegen Gebühr, aufzulegen. Interessiert? Dann kontaktieren Sie doch gleich unseren Presseservice:
    +43 1 727 20-2420
    +43 1 727 20-2429


    Aktivitäten am Messestand

    Standpromotions sind dem Messeteam schriftlich zu melden.
    Haben Sie bitte Verständnis dafür, dass diese ausnahmslos nur dann genehmigt werden, wenn:

    • die Aktivität innerhalb des Standes und nicht an der Standgrenze situiert wird,
    • für die zu erwartende Zahl der Zuseher/Teilnehmer genügend Platz innerhalb des Messestandes nachgewiesen werden kann, die Abstrahlung des Tones in das Standinnere erfolgt und nicht in Richtung Standbegrenzung abgestrahlt wird, wobei der maximale Geräuschpegel an der Standgrenze 40 dB(A) nicht überschreiten darf,
    • die Nachbarstände weder optisch noch akustisch belästigt werden,
    • die geplanten Aktivitäten zeitgerecht bis spätestens drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn unter Beigabe einer genauen Skizze und mit detaillierter Ablaufbeschreibung gemeldet werden.

    Empfänge und Feste am Messestand

    Diese Aktivitäten nach den allgemeinen Messeöffnungszeiten sind genehmigungspflichtig und schriftlich dem Messeteam zu melden.
    Die dadurch entstehenden Kosten (Personal, Strom u.dgl., siehe Aufbauzeiten - Kosten für Verlängerungen) werden Ihnen in Rechnung gestellt. Ihre Gäste müssen über eine gültige Eintrittskarte bzw. Gutscheine verfügen. Einladungen, die gleichzeitig zum Eintritt berechtigen, können wir nicht akzeptieren.
    Natürlich stellen wir Ihnen gerne auch unsere Clubräumlichkeiten zur Verfügung.
    Über Konditionen und Preise berät Sie gerne das Messeteam.


    Parkplätze

    Jeder Aussteller erhält eine kostenlose Parkkarte. Weitere PKW-Dauerplätze können gegen Entgelt bestellt werden, beachten Sie dazu den Bereich Betriebstechnik in den Aussteller-Services.

    Für Schäden auf allen Parkplätzen (Beschädigung, Einbruch, Diebstahl etc.), die durch Dritte verursacht werden, besteht seitens der Reed Messe Wien GmbH keine Haftung.

    Die Vergabe der Parkkarten erfolgt nach Verfügbarkeit und in der Reihenfolge der einlangenden Bestellungen.

  • Zusätzliche Räumlichkeiten anmieten

    Nutzen Sie unsere Räumlichkeiten im Congress Center der Messe Wien als zusätzliche Präsentationsmöglichkeit!


    Wir bieten:

    • Vortragsräume von 94 m² - 1.422 m²
    • flexible Trennwände ermöglichen variable Größen der Vortragsräume, passend für Ihre individuellen Anforderungen
    • beliebige Bestuhlungsmöglichkeiten
    • Gastronomie auf höchstem Niveau
    • modernste Präsentations- und Konferenztechnik

    Die perfekte Bühne für Ihre gelungenen Veranstaltungen:

    • Kongresse
    • Firmentagungen
    • Produktpräsentationen
    • Mitarbeiter-Events
    • Gala-Veranstaltungen
    • Pressekonferenzen

    Unser Congress Center sowie die Messehallen können nicht nur während unserer Messen, sondern auch das ganze Jahr über gemietet werden. Unser Team berät Sie gerne und steht Ihnen für ein maßgeschneidertes Angebot jederzeit zur Verfügung.


    Karin Katlein

    Karin Katlein

    Gastveranstaltungen - Durchführung
    +43 1 72720 - 2313
    +43 1 72720 - 2359
    E-Mail senden

    Barbara Heinisch, B.A.

    Barbara Heinisch, B.A.

    Gastveranstaltungen - Durchführung
    +43 1 72720 - 2316
    +43 1 72720 - 2359
    E-Mail senden

    Katrin Windl

    Katrin Windl

    Gastveranstaltungen - Durchführung
    +43 1 72720 - 2314
    +43 1 72720 - 2359
    E-Mail senden

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